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若遠距辦公成為新常態,企業、員工該如何因應?

ISSUE #083

若遠距辦公成為新常態,企業、員工該如何因應?

Feb 15, 2023

疫情下,越來越多人體驗到遠距的辦公型態,打破「朝九晚五、打卡下班」的觀念,只要有電腦跟網路,隨處都是辦公室。當工作模式改變,主管跟員工在心態上、管理上,各自要如何改變?需培養哪些職場韌性?

# 遠距反而拉長工時 # 掌控型主管很焦慮 # 建立新的評核標準

陳信如

陳信如 / 採訪編輯

採訪寫作

薛怡青

薛怡青 / 執行主編

審訂

圖片來源 - Unsplash

questionquestion

此次與談人

陳如雯

陳如雯

宇聯管理顧問有限公司 特助/諮商心理師

黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

發生什麼事?

疫情下,全球各企業被迫實施遠距的辦公型態,而疫情趨緩後,有些企業選擇回到實體工作,有些企業維持遠距,或產生不同的混合辦公模式。

  • 遠距工作成為趨勢:根據管理顧問公司 McKinsey 發布的報告顯示,受訪的 25,000 美國上班族中,有 58% 的人表示自己一週至少可選一天遠距工作,而有 35% 已經完全遠距,且涵蓋各種行業,不只科技業。(McKinsey
    • 3M 在 2021 年八月推行Work Your Way」政策,員工可自由選擇遠距、混合、實體工作,其大中華行銷諮商經理許惠萍因而搬回宜蘭老家,指揮在台北、上海的團隊。(商業週刊
    • 遠距工作的職缺增加,不管是 Airbnb、Dropbox、Spotify 等新創公司,會計師事務所 Deloitte 也步上此潮流。
    • 在家工作省去通勤時間,可自主管理工時,且增加與家人的相處,也不需面對辦公室的人事問題,工作平均幸福感提升。(104 職場力
  • 然而,亦有企業要求員工回辦公室上班:Apple 和 Google 希望每週至少三天進公司 ; 高盛投資集團則要求每週至少五天,等於間接取消遠距辦公制度。


遠距辦公的負面影響?

從 2020 年疫情開始到現在將近三年,遠距、混合辦公的規模增加,但也帶出不少問題。

  • 數位過勞,員工缺乏連結感。
    • 微軟發佈《2022 年工作趨勢指數》中,Teams 平均每週會議時間增加了 252%、每週會議次數增加了 153%,且下班及週末的工作時間分別增加了 28% 和 14%,顯示工作強度增加且工作和生活失衡。
    • The Roots of Loneliness 調查顯示,在家工作者因失去與同事在辦公室的互動,有 57.7% 的人感到孤獨,且更有可能辭職
  • 缺乏公平考核標準、工作績效變差、增加溝通成本。
    • 興智國際 EAP 執行長黃智儀提及,主管看不到員工的工作狀態,無法像實體辦公室有「印象分數」,當評核標準以成果、功利導向,會負面影響員工心態,也未確實反映績效成果。
    • 當員工不自律、未做好時間管理,宇聯管理顧問諮商心理師陳如雯分享,這種有拖延症的員工,不僅成果的品質差,也容易焦慮。另外文字也會有溝通落差,雙方誤解而影響績效


企業該如何調整管理模式?

陳如雯認為,若台灣未來要往遠距或混合式辦公走,在工作型態、主管領導思維、員工心理素質都要「準備好」,黃智儀也提出相關建議。

  • 需建立更公正、客觀的評核標準及機制。
    • 遠距下,主管容易猜忌員工的努力程度,員工也不容易展現其工作歷程,企業應以現有考核工具為基準,發展出更細緻的評核標準,避免可能的職場不法侵害
    • 主管的心態也須轉變,諮詢公司 Gartner 建議應採「有同理心的管理方式(empathy-based management)」,而非掌控型的監控。(Gartner
  • 增加主管「非工作性質」的一對一時間,由公司主導工作外的社群、活動。
    • 對遠距工作者來說,員工與公司唯一的連結是主管,主管需強化對員工「照顧、關懷、鼓勵、引導」的能力,不要只談工作,關懷的話語很重要。績效差不全然是工作上的問題,有時是受生活中的壓力事件影響,主管可以在與員工一對一時,嘗試了解背後的原因並幫忙排解。
    • 「非正式」的活動很重要,可安排線上的聯誼、經驗分享會、抽獎等,讓公司各部門、各單位能互相連結,促進員工在工作外的互動。
  • 照顧員工心理健康,尤其主管更為重要。
    • 蓋洛普《2022 年全球工作場所報告》顯示,全球工作者有 44% 的人每天都覺得高壓。Google、PwC、星巴克因而提供給員工各式幸福感輔導課程、免費心理健康治療、幫助冥想的 APP 等。(Hami 書城
    • 可與提供員工協助方案(Employee Assistance Program,EAP)的外部單位合作,由專業團隊介入、給予員工心理健康促進服務,另需特別注意主管的身心健康,主管若心理素質佳,能更穩定的帶領該部門員工


未來該如何?

  • 新世代的工作模式就是沒有既定模式,黃智儀勉勵新世代,應培養自己看待工作的眼光,不要只看「價格」要看到「價值」,並主動學習不要等待主管來教,培養職場韌性才是重點
  • 陳如雯認為要去了解個人特質,遠距工作需要自律、能獨立完成工作、高挫折容忍力、懂得經營生活的人,不是所有人都適合,也會受產業別限制。

相較於到實體辦公,少了同事間在茶水間的互動、公司零食等福利,遠距辦公會如何影響員工的績效與歸屬感?企業又該如何因應?請看《旭時報》與專家的深度對談。

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深度對談

question
question
您認為遠距辦公如何影響員工的績效和歸屬感? 4 則對談comments 2023-02-14 15:40:19
黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

我們是員工協助方案最大的供應商,服務的員工人數數十萬,疫情以來這幾年,常聽到很多新人、主管打電話跟我們提到因為遠距工作,很難呈現工作表現或很難管理員工績效,像就不少新人會說「我進來一年了沒見過同事,因為都沒有進到辦公室」,所以這對很多新世代的員工來說,進入職場有相對的困難。

首先以績效來說,因為主管看不到員工努力付出的過程,會少了印象分數,所以遠距會讓工作變得越來越結果導向、績效會越來越量化,對員工較不利。舉例來說,員工在辦公室實體工作時,主管看得到他每天很努力打電話,只是一直被客戶打槍,雖然沒有結果,月底評量時主管還是會給員工三分的努力分數,但如果是在家工作,主管看不到員工努力的過程,就會被評為「業績沒達標」,除非員工本身很會做報表來呈現工作歷程。

所以公司需要有相關設計,讓主管重新評估員工的「工作成效」,雖然業績沒達成但你有努力,不然有時員工也很冤,他很認真但就是沒達到業績或還未能呈現成果,或像研發部門的結果很直觀,但沒結果不代表沒有努力或可能的結果,所以公司要有衡量「工作歷程」的工具,不然對主管來說,看不到就不存在,會容易猜忌員工到底有沒有認真工作。

再來是歸屬感的部分...

2023-02-14 15:14:13

我對於這則留言有疑慮
陳如雯

陳如雯

宇聯管理顧問有限公司 特助/諮商心理師

歸屬感可分為「個人」跟「公司」兩部分,我認為遠距對於歸屬感的影響較小,因「個人」跟員工本身的心理素質相關,受到其成長背景、原生家庭、價值觀、信念影響,每個人形成歸屬感的方式不同,沒有一定的標準答案 ; 而「公司」會跟企業文化、企業理念、企業規範的塑造相關;故,歸屬感還是較多來自個人在公司場域中的經驗因其心理狀態形成的認知,所以實體或遠距辦公並不太會有重大的影響。

績效的部分,可以從「職場壓力評估指標」三個項目來看:工作質量、參與感(投入度)、人際關係。「工作質量」是員工在執行任務時,是否有感到成就感?自我價值是否有被肯定?講求個人表現結果、KPI,我們觀察到不管是實體或遠距辦公,這項比較不會被影響。「參與感」跟團隊凝聚力、團隊合作有關,會受影響的部分是居家辦公無法緊急隨時開會,但還是有方法可解決,所以會有影響但不大。

「人際關係」是上對下、下對上的關係否融洽?這點的影響較多,比如...

2023-02-14 16:07:39

我對於這則留言有疑慮
黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

遠距工作因缺乏工作外的交集,工作型態可能變成更像承攬關係,我外包給你、你按時交件,進而衍伸到員工沒有
2023-02-14 15:15:36

我對於這則留言有疑慮

question
以遠距、混合辦公模式來說,企業該如何創造並強化員工的績效與歸屬感? 4 則對談comments 2023-02-14 15:42:50
黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

以我多年輔導企業端、政府端主管的經驗,在提升績效的部分,我認為企業需以現有的考核工具為基準,再發展出更細緻的評核標準和工具,且各部門的工具要不同,讓主管在看不見員工的狀況下,還能行一致、公平的考核,避免職場不法侵害的發生,這邊的不法侵害指的是心理職災,包含主管對員工在行為、言語上的心理恐嚇或職權霸凌,遠距更容易發生類似狀況(或員工更容易誤解主管的動機、覺得主管管理不當的感受),不要讓員工覺得被主管惡意針對。

在歸屬感的部分,以一般職場文化來說,被公司「照顧」到,不外乎是各種軟、硬體的設施和福利,像員工餐、免費咖啡、按摩椅、運動房、各種照顧的部門/專案等,但居家辦公就是少了這種工作氛圍和硬體環境,加上跟同事只有點對點、工作上有事情才會聯絡,所以員工對公司的歸屬感只剩下和主管間的互動,主管會更需強化對員工照顧、關懷、鼓勵、引導的能力,若主管只看重工作結果而缺乏公平性的績效考核,以及與員工的互動方式只剩下工作要求和指責,員工心裡易會不平衡,也容易缺少被重視和重要性,當然在只是公事公辦的情況下,就更難感受到被需要、被關懷及被公司所看重的感受了。

因此主管要...

2023-02-14 16:05:48

我對於這則留言有疑慮
陳如雯

陳如雯

宇聯管理顧問有限公司 特助/諮商心理師

我認為歸屬感不單是主管或公司的責任,是雙方都要共同準備好的。

企業的部分,主管是否了解員工、是否有雙向溝通很重要。主管要知道這個員工的特質,如果他不能在家裡獨立工作,主管就要適時的介入討論,那溝通也不是停在表層而已,我們常發現員工表現不好,可能是因為他怕問到笨問題,或是有感情、家庭等個人問題,如果主管有機會幫員工梳理背後的原因,就能更有效解決績效差這件事,但也會牽涉到台灣職場缺工現象,主管沒有太多時間跟員工談,跟公司的人員配置有關。

另外企業也需要調整「掌控」心態,很多主管...

2023-02-14 15:41:11

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黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

增加跟員工的 tutor time,員工才會感覺被重視,協助員工面對工作困境,否則員工自己在家工作易
2023-02-14 15:18:18

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question
您們如何解決員工因為遠距辦公而造成的心理問題? 2 則對談comments 2023-02-14 15:44:19
陳如雯

陳如雯

宇聯管理顧問有限公司 特助/諮商心理師

遠距辦公下,很多員工因工作、生活無法平衡而造成心理問題,因此除了面對面的諮商,我們也提供遠距的協助資源,增加員工取用服務的彈性跟管道,開拓到過去無法接觸的族群,像是需要加班的職業婦女,工作完還要帶小孩、做家事,他只能短時間躲在樓梯間跟我們會談,即使如此,還是能幫助情緒宣洩和獲得支持。後續也有整合的服務,先用遠距做初步的心理問題處理,若需要深度處理或就醫的部分,我們也會幫忙轉介實體資源。

有個特別的地方可以分享,在推職場心理健康時,通常都先想到員工,但其實...

2023-02-14 15:43:20

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主管的心理健康更為關鍵,我們服務下來,發現很多職場的議題,其實都受主管的情緒管理、自我管理影響,主管
2023-02-14 15:44:19

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question
在辦公型態改變下,新世代需要培養什麼樣的職場韌性? 4 則對談comments 2023-02-14 15:44:58
黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

其實,不論是否在何種辦公型態下,我都建議新世代要會「主動跟人建立關係」,我那個年代多為大家庭,從小就跟兄弟姐妹團隊合作,但現在小家庭多,家裡只有一個小孩,他們雖然有學歷、硬實力,但不懂為人處世、進對應退,被教導要「做自己」,這種態度到了職場上,不懂團隊合作、互相協助或互補的情況下,可能會引發同事的白眼跟不滿,覺得新世代白目又自私自利,而 Z 世代又會覺得自己沒有錯,覺得很委屈、自己被欺負。

第二個是「主動去尋找這個工作可以給你什麼?」,很多 Z 世代過去被父母寵壞,所有的東西都是不需要自己花精神和力氣去要的,父母就會準備好、照顧好,但在職場上要遇到好人才會照顧你,還是要自己去尋找工作上要得到的東西、花力心學習,職場中沒有人「應該」要教和幫忙,要自己主動去學習和累積

這邊想拉出「職場不法侵害」來講...

2023-02-14 16:01:40

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陳如雯

陳如雯

宇聯管理顧問有限公司 特助/諮商心理師

首先要能自律、懂得時間管理,讓自己能在孤獨感下獨立完成工作

再來是挫折容忍力,我們從小的教育就不容許犯錯,所以大部分員工會害怕自己做不好,而被主管負面看待,不知道自己可以犯錯並從中學習。

最後是自我特質的認識,要了解自己的特質適合什麼樣的辦公模式,過去這三年有發生員工因為在家工作,無法忍受孤獨感而引發嚴重的憂鬱症、自殘行為,所以心理素質很重要,自己要夠認識自己的特質和能力。

這些特質都能夠訓練,以自律、時間管理來說,有員工很常出現在家工作到忘記時間,做到很晚明天爬不起來的狀況,產生惡性循環。我們建議他可以規定自己每天上下班的時間,最晚到幾點一定要結束,居家辦公其實更需要有經營生活的能力,才能保持健康的身心狀態,工作投入度也能提高。當然,創造出好的居家工作環境也很重要,以小家庭來說,夫妻在工作、小孩在上課,要能切割出各自工作的空間。

2023-02-14 16:16:46

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黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

雇主對員工在心理跟精神上的不法侵害,有預防保護的義務。我身為政府和企業相關案件的審查委員,這五、六年
2023-02-14 16:06:19

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以企業條件、世代個性來說,未來的職場辦公模式會如何? 3 則對談comments 2023-02-14 15:45:55
黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

其實在疫情前,很多公司就有 Work From Home 的機制,例如可能家裡需要長照或臨時的家庭特殊需求,像我父親生病時,我需要照顧父親也需要工作,我就申請遠距工作,所以在特殊個案需求下,公司願意給予員工在工作上的彈性,沒有直接辭退他或叫他家庭、工作二選一,而是公司願意照顧你,讓你去照顧家人,協助員工渡過暫時性的家庭困難而衍生出來的工作彈性,表現出對員工的支持與關懷。

我認為新世代的辦公模式就是沒有既定模式,企業在面臨大環境和世代、世紀(如這次疫情)的時代下,要保有彈性。雖然會因為產業別的屬性而不同,過去都覺得居家辦公不可能的產業,但現在不得已的情況,還是發展出新的因應和工作模式了,所以...

2023-02-14 15:28:55

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陳如雯

陳如雯

宇聯管理顧問有限公司 特助/諮商心理師

以我過去二十幾年的職場經驗來說,我對遠距或混合式辦公樂觀其成,也認為台灣會朝這個方向走,但還是需要一點時間,像工廠製程的科技業就不太能完全居家辦公,而台灣的中小企業多,很多公司都是一人當多人用,老闆較在乎績效,還是希望能實際看到員工在做事,所以不管是產業的工作型態、老闆的領導思維,尚需時間適應,但像創意、設計等網路行業、自由業者,他們的工作型態已經開始往居家辦公發展,不過大多是小型公司,大型公司還無法那麼快往這個方向走。

另外,我有觀察到一個不錯的點是,有些公司因為經歷過居家、分流辦公的型態,開始願意讓身心狀況有問題的員工,或是住家較遠、有個人困難的員工可以申請居家辦公,變成一、兩個禮拜來公司一趟就好,用這種方式來幫助在生活上、心理上、生理上有困難的同仁,以新的措施聘僱他們而非直接資遣,這就是很好的嘗試。

2023-02-14 16:09:18

我對於這則留言有疑慮
黃智儀

黃智儀

興智國際 EAP 執行長

這不會有標準答案,就是滾動式修正、滾動式運用跟滾動式選擇,遠距辦公只是多了一個工作型態的選擇,而不是
2023-02-14 15:29:40

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